就活の面接日程調整メールの書き方・返信マナーと例文
NEW面接日程の調整メールは、採用担当者との最初のビジネスコミュニケーションになりやすく、返信スピードや文章の丁寧さで印象が左右されます。
本記事では、面接日程調整メールの基本マナー、候補日時の提示ルール、オンライン面接で確認すべき事項を整理し、ケース別の例文とNG例までまとめて解説します。
結論としては、素早く返し、相手が判断しやすい情報を過不足なく並べ、読みやすい型で書くことが最大のコツです。
面接日程調整メールで押さえる基本マナー
やり取りの回数を減らしつつ失礼なく調整するために、まずは返信の速さ、送信時間、件名と本文の型など最低限のビジネスマナーを押さえましょう。
面接日程の調整は、面接官や会議室、オンライン面接の設定など複数の予定を同時に動かす作業です。丁寧さに加えて、相手の手間を増やさないこと自体がマナーになります。
返信は24時間以内を目安にする
返信はできれば即日、遅くとも24時間以内を目安にします。すぐに確定できない場合も放置は避け、「いつまでに返信できるか」を先に伝えると段取りが進みます。
確定できないときの一報テンプレ
- ご連絡ありがとうございます。現在予定を確認しております。
- ○月○日（○）18時までに改めてご返信いたします。
送信時間は企業の就業時間内に配慮する
送信時間の目安は平日10〜18時です。夜間に確認した場合は翌朝に送るのが基本です。面接日が迫るなど緊急性が高い場合は、就業時間外でも送付し、落ち着いた文面で配慮します。
件名は「Re:」を残し用件と氏名を入れる
返信は件名を原則そのままにし、Re:も残してスレッドを維持します。必要に応じて件名末尾に氏名を追記すると検索しやすくなります。
本文は「宛名・挨拶・用件・締め・署名」で書く
本文は型に沿って、宛名→挨拶と名乗り→用件→締め→署名の順で書きます。希望日時や確定日時は本文中で必ず復唱し、改行と段落で読みやすく整えます。
企業名は正式名称で書く
企業名は法人格を含む正式名称（例：株式会社○○）で記載します。（株）などの略称は避け、先方署名や公式サイトの表記に合わせます。
敬語と「貴社・御社」を正しく使う
メール（書き言葉）では貴社、面接や電話（話し言葉）では御社が基本です。カジュアル表現は避け、「承知しました」「かしこまりました」などに統一します。
本文の引用は残して返信する
相手の本文引用は基本的に残し、必要部分だけを整理します。自分の返信は上部に結論（候補日時）を置き、重要情報が埋もれない構成にします。
候補日時の提示ルール
候補日時の出し方を誤ると往復が増え、調整が長引きます。採用担当者が選べる形で提示するのがポイントです。
候補日は3つ以上、3営業日分を目安に出す
候補は3つ以上、できれば別々の営業日にまたがる形で提示します。曜日や時間帯が偏らないようにし、相手が選びやすい形に整えます。
「いつでもよい」は避け条件付きで提示する
「いつでもよい」は判断材料がなく丸投げに見えやすいため避けます。「平日10:00〜18:00の間で調整可能」など、幅を持たせつつ範囲を明示します。
日時は曜日・時間帯・所要時間まで明記する
日付だけでなく、曜日・開始時刻・終了時刻をセットで書きます。オンライン面接では入室時刻の指定もあるため、時刻表記は「10:00」のように統一します。
候補提示の書き方（見本）
- 第一希望：2月12日（水）10:00〜12:00
- 第二希望：2月13日（木）14:00〜16:00
- 第三希望：2月14日（金）11:00〜12:30
オンライン面接でメールに書く確認事項
オンライン面接は当日の接続トラブルが起きやすいため、事前に必要情報をメールで確認・共有しておくと安心です。
実施方法とツール（Zoom/Teams等）
オンライン／対面の区別と使用ツール名（Zoom、Teams、Google Meetなど）を明記します。必要に応じて、アプリの事前インストール要否や接続テスト可否を確認します。
URL・ID・パスコード・入室時刻
参加URL、会議ID、パスコード、入室時刻（開始ぴったり／5分前など）を確認します。指定がない場合は「開始5分前を目安に入室いたします」と添え、差し支えがあれば指示を仰ぎます。
当日の連絡先とトラブル時の対応
緊急連絡先（電話番号等）が案内されているかを確認します。接続できない場合は、状況・復旧見込みを短く共有し、指示を仰ぐ形にします。
【ケース別】面接日程調整メール例文
状況別に文面の型を持っておくと、迷わず・失礼なく・短時間で返信できます。日時・社名・氏名など固有情報だけ正確に差し替えてください。
企業から複数候補が届いたので承諾する
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 下記日程にて面接に伺いたく存じます。 第一希望：〇月〇日（火）10:00〜11:00 第二希望：〇月〇日（水）14:00〜15:00 第三希望：〇月〇日（木）11:00〜12:00 上記のいずれかでご調整いただけますと幸いです。 ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
企業から特定日時の打診があり承諾する
件名：Re: 面接日程のご連絡（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただきました下記日時にて、面接に参加いたします。 〇月〇日（火）15:00〜（所要時間〇分想定） 当日の実施方法（会場／オンライン）につきましても、承知いたしました。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
提示された候補日が合わず別日を提案する
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程はいずれも都合がつかず、 別日でのご調整をお願いできますでしょうか。下記が面接可能日時となります。 第一希望：〇月〇日（火）10:00〜12:00 第二希望：〇月〇日（水）13:00〜16:00 第三希望：〇月〇日（金）10:00〜11:30 お手数をお掛けし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
自分から候補日を提示して依頼する
件名：面接日程のご調整のお願い（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 面接可能日時は下記の通りです。 〇月〇日（火）10:00〜12:00 〇月〇日（水）14:00〜17:00 〇月〇日（金）11:00〜13:00 上記以外でも可能な限り調整いたしますので、 貴社のご都合のよい日時がございましたらご教示ください。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
日程のめどが立たず保留をお願いする
件名：Re: 面接日程のご連絡（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、現在予定の確認に時間を要しており、 面接可能日時の確定が〇月〇日（火）までとなる見込みです。 お待たせしてしまい申し訳ございませんが、同日18時までに改めてご返信いたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
決定した面接日時の変更・再調整をお願いする
件名：面接日程変更のお願い（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 〇月〇日（火）15:00〜でご調整いただいておりました面接につきまして、 急な事情により参加が難しくなりました。 ご都合をつけていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。 可能でしたら、下記日程で再調整をご検討いただけますでしょうか。 〇月〇日（水）10:00〜12:00 〇月〇日（木）14:00〜16:00 〇月〇日（金）13:00〜15:00 お急ぎの場合はお電話でもご連絡いたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
面接を辞退（選考辞退）する
件名：面接辞退のご連絡（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。 このたびご案内いただいております面接につきまして、 誠に勝手ながら辞退させていただきたくご連絡いたしました。 面接の機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。 ご多用の折、日程調整等ご対応いただきありがとうございました。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
面接後にお礼メールを送る
件名：〇月〇日 面接のお礼（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。本日面接の機会をいただきました〇〇（氏名）です。 本日はご多用のところ、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 業務内容や今後の取り組みについて具体的に伺い、貴社で働くイメージがより明確になりました。 改めて、貴社への志望意欲が高まりましたことをご報告いたします。 取り急ぎ、面接のお礼まで申し上げます。（ご返信には及びません） ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
日程確定メールに返信すべきかの判断
原則として、先方から「返信不要」の明記がない限り、返信するほうが安全です。確定日時と場所（または参加URL）を復唱し、了承の意思を明確にします。
例： 下記日時で承知いたしました。 〇月〇日（○）○:○○〜／（会場：○○ または 参加URL：○○） 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
返信が来ない場合の再連絡メール
まず送信先や送信履歴、迷惑メールフォルダを確認します。期限がない場合は数営業日〜1週間程度を目安に、催促ではなく「行き違い確認」として再送します。
件名：Re: 面接日程のご調整（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇（氏名）です。 先日、面接日程につきまして下記の通りご連絡いたしましたが、その後いかがでしょうか。 当方の送信不備の可能性もございますため、念のため再送いたします。 候補日：〇月〇日（火）10:00〜12:00 ：〇月〇日（水）14:00〜17:00 ：〇月〇日（金）11:00〜13:00 ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
当日遅刻・トラブル時の連絡（メール／電話）
当日の遅刻やオンライン接続不良は、まず電話連絡が基本です。メールは補完として短く送り、謝罪・状況・到着（復旧）見込み・指示のお願いに絞ります。
件名：本日の面接について（遅刻のご連絡）（氏名） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。本日〇時より面接予定の〇〇（氏名）です。 大変申し訳ございません。現在、交通遅延により到着が〇時〇分頃となる見込みです。 遅れての参加が可能か、ご指示いただけますでしょうか。 取り急ぎご連絡申し上げます。 ―――――――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――――――
面接日程調整メールでよくあるNG例
小さなミスでも「雑」「配慮がない」と受け取られやすいのが日程調整メールです。減点されやすいNGを先に把握して避けましょう。
装飾・長文・改行なしで読みにくい
装飾は文字化けや崩れの原因になります。見やすさは改行と段落で作り、要点（日時・方法）は冒頭で見える順番に置きます。
誤字脱字・会社名の省略・曖昧表現がある
社名・担当者名・日時の誤りは致命的です。「来週あたり」「午前ならいつでも」など曖昧表現は往復が増えるため避け、日付・曜日・時刻で明示します。
送信前チェック（最短4点）
- 社名・担当者名（正式表記）
- 日時（年月日・曜日・時刻・時間帯）
- 候補数（3つ以上／複数営業日）
- 署名（氏名・電話・メール）
まとめ
迅速な返信、相手が判断しやすい具体情報、そして丁寧で読みやすい文面。この3点を意識すれば、面接前から信頼感のあるコミュニケーションができます。
24時間以内の返信、3つ以上の候補提示、日時の復唱は、どの業界でも通用する基本です。丁寧さは言葉を増やすことではなく、誤解が起きない情報の出し方に表れます。
本記事の例文を土台に、自分の状況に合わせて日時と条件だけを差し替えれば、失礼なくスムーズに調整できます。面接当日までの段取りを整え、安心して本番に集中しましょう。
▼ 就活準備に役立つ情報をまとめてチェック
JOBSCOREを見る就活・転職で後悔しないために、企業理解や選考対策を「判断軸」として整理し、使えるテンプレや例文を発信しています。
JOBSCORE編集部
